für die Veranstaltungen des Synodalen Weges via „Zoom“ und weitere Tools

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Veranstaltungen des Synodalen Weges, liebe Interessierte, gemäß den Vorgaben der §§ 15, 16 des Gesetz zum kirchlichen Datenschutz (KDG) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte im Rahmen der Nutzung eines Video- oder Telefonkonferenztools und weiterer Tools für die Veranstaltungen des Synodalen Weges. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltungen des Synodalen Weges informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes

Verband der Diözesen Deutschlands (KdöR)
Kaiserstraße 161
53113 Bonn
Telefon: 0228 / 103–0
E-Mail: bdsb-vdd@dbk.de

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen möchten oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

2. Kontaktdaten der Betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verband der Diözesen Deutschlands (KdöR)
Betriebliche Datenschutzbeauftragte
Kaiserstraße 161
53113 Bonn
Telefon: 0228 / 103–0
E-Mail: bdsb-vdd@dbk.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1. Videokonferenzumgebung

Wir nutzen unter anderem das Tool „Zoom“, um die Veranstaltungen des Synodalen Weges durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. Die Nutzung des Online-Meeting-Tools erfolgt auf Grundlage § 6 Abs. 1 lit. f-g KDG zu Zwecken der Durchführung der Veranstaltungen des Synodalen Weges. Unser Interesse besteht in der effektiven Durchführung der Veranstaltungen des Synodalen Weges.

3.2. Öffentlicher Livestream

Wir zeichnen die Video- und Soundspur der öffentlichen Teile der Veranstaltungen des Synodalen Weges auf. Diese werden öffentlich im Rahmen eines Livestreams ins Internet gestreamt. Die Aufzeichnung soll Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Debatten erzeugen, die im Rahmen des Synodalen Weges der katholischen Kirche in Deutschland geführt werden. Die Aufzeichnung wird ebenfalls zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit genutzt. Die Aufzeichnung erfolgt sowohl über „Zoom“ als auch über den auf deutschen Servern gehosteten Streaming-Anbieter (https://www.webstream.eu/). Es werden auch Livebilder von „Zoom“ verwendet oder ins Internet gestreamt. Die Verarbeitung und insbesondere die Übertragung der Daten und Inhalte erfolgt mit Ihrer Einwilligung und ist gem. § 6 Abs. 1 lit. b KDG i.V.m. § 11 Abs. 2 lit. a KDG, soweit besondere Kategorien von Daten betroffen sind, rechtmäßig.

3.3. Systemumgebung durch einen Auftragverarbeiter

Wir nutzen diverse Tools zur Bereitstellung der Systemumgebung für die Veranstaltungen des Synodalen Weges. Diese Dienste werden alle durch unseren Auftragsverarbeiter digiv – Daniel Götz IT Service zur Verfügung gestellt, mit dem wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. § 29 KDG geschlossen haben. Über diese Online-Dienste informieren wir Sie über die Datenschutzerklärung der entsprechenden Website. Sie beinhalten Tools zur:

zentralen Anmelde-Infrastruktur für alle Dienste der Veranstaltungen des Synodalen Weges,
zum Betrieb der Veranstaltungswebsite https://online-sw.de,
dem Veranstaltungschat und dem Support Chat,
Dienste zur Systemüberwachung,
den Betrieb des Veranstaltungsmanagements OpenSlides.

Weitere Informationen zur Systemumgebung und den Tools unseres Auftragsverarbeiters finden Sie unter https://online-sw.de/hilfe.

3.4. Weitere Hinweise zur Veranstaltungswebseite und den weiteren Tools

Bitte entnehmen Sie die weiteren Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der Datenschutzerklärung der Veranstaltungswebsite unter https://online-sw.de/datenschutzerklaerung.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von „Zoom“ in Verbindung mit dem Single-Sign-On unseres Auftragsverarbeiter digiv – Daniel Götz IT Service oder den anderen Tools für die Veranstaltungen des Synodalen Weges werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Die Art und der Umfang der Daten hängen dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an den Veranstaltungen des Synodalen Weges angeben.

Folgende personenbezogene Daten sind insbesondere bei „Zoom“ Gegenstand der Verarbeitung:

Benutzer/-innenprofil: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, personalisierte E-Mail-Adresse (username@onlinw-sw.de)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer/-innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Meeting-Aufzeichnungen (optional): Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio- Protokolldatei

Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts

Text-, Audio- und Videodaten: Die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen von „Zoom“ wurden durch uns deaktiviert. Wir nutzen das datenärmere Chat-Tool „Rocket Chat“, das bei unserem Auftragsverarbeiter digiv – Daniel Götz IT Service in Deutschland gehostet ist. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Chat mit der Moderation oder des Supports der Veranstaltungen des Synodalen Weges anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Es können weitere Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen der Verarbeitung durch die Tools von digiv – Daniel Götz IT Service auftreten.

5. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltungen des Synodalen Weges verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Bitte beachten Sie, dass die Veranstaltung aufgrund des öffentlichen Interesses über die Website Live-gestreamt wird und damit im Internet verfügbar ist.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Unser Auftragsverarbeiter digiv – Daniel Götz IT Service erhält ebenso notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit ihm benannt ist.

6. Übermittlung in Drittland

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem in den USA ansässigen Anbieter erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Unser Auftragsverarbeiter digiv – Daniel Götz IT Service hat mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von § 29 KDG entspricht, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau garantiert ist

Als ergänzende Schutzmaßnahmen wurden die Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung der Veranstaltungen des Synodalen Weges nur Rechenzentren in der EU und dem EWR genutzt werden.

7.Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies zur Förderung der Anliegen des Synodalen Weges der katholischen Kirche in Deutschland notwendig oder für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist aus vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu folgenden Zwecken erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z. B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) könne diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Abstimmungs- und Wahlergebnisse werden bis zur Einspruchsfrist für das Protokoll gespeichert.

8. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 17 KDG, das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Mitteilung nach § 21 KDG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach § 22 KDG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Verbandsdatenschutzbeauftragter im Katholisches Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts, Steffen Pau, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund) nach § 48 KDG, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Bevor Sie diesen Schritt tätigen, würden wir Sie bitten, zunächst Kontakt mit uns (sh. Ziffer 1 dieser Datenschutzinformationen) oder unserer Datenschutzbeauftragten (sh. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen) aufzunehmen. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach § 8 KDG berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (sh. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformationen).

WIDERSPRUCHSRECHT:

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 6 Absatz 1 lit. f) oder g) KDG insbesondere zur Wahrung berechtigter, kirchlicher oder öffentlicher Interessen erfolgt, haben Sie gemäß § 23 KDG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rechten.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie uns gerne unter den Kontaktdaten unter Ziffer 1 und 2 kontaktieren.

9. Erforderlichkeit der Breitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen einer Maßnahme ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Anmeldung, Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung einer Maßnahme mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten z.B. bei Anmeldung zu einer Maßnahme bereitstellen, können wir diese nicht abschließen. Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Maßnahme erforderlich sind.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. § 24 insb. Abss. 1 u. 4 KDG statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden Sie hierüber und über Ihre Rechte gesondert informiert.

11. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Durch Weiterentwicklungen oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation kann abgerufen werden.

Für Fragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter sekretariat@synodalerweg.de, bdsb-vdd@dbk.de oder unter den in dieser Datenschutzerklärung angeführten sonstigen Kontaktdaten.

Bonn, am 30. August 2021